Rekisteriseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. REKISTERINPITÄJÄ

Kouvolan Matkatoimisto Oy
Posti ja käyntiosoite:
Asemakatu 1
45100 KOUVOLA

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

Kouvolan Matkatoimisto Oy / Tietosuoja
Asemakatu 1
45100 KOUVOLA
matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi

3. REKISTERIN NIMI

Kouvolan Matkatoimisto Winres asiakasrekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Ensisijainen käsittelyperuste on sopimus (matkan valmistelu ja täytäntöönpano). Sopimusperustetta sovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan matkaan ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi.
Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilörekisteri on perustettu mahdollistamaan palvelun tarjoaminen käyttäjille. Rekisterin tietoja käytetään palvelun ylläpitoon ja hoitoon sekä asiakassuhteen hoitoon palveluntarjoajan sekä käyttäjien välillä.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelin numero, sähköposti-osoite
henkilötiedot kuten ikä, sukupuoli,
asiakkaan mahdollisesti antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
mahdolliset luvat ja suostumukset
mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot esim. laivayhtiöiden etukorttinumerot
laskutus- ja maksutiedot
tuote- ja tilaustiedot
asiakaspalautteet ja yhteydenotot
peruutustiedot

Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten:

tiedot palveluiden käytöstä
matkoihin osallistumistiedot
henkilön profilointiin liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

Henkilöä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla.

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Suomen kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Käyttäjien yksilöityjä henkilötietoja (henkilö- ja yhteystiedot) ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksessa, vaan vain laiva- tai lentoyhtiön taikka majoitusliikkeen käyttöön matkustajan suostumuksella. Suostumukseksi katsotaan varaus em. palveluun. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden koostaa ja luovuttaa palvelun käyttäjistä koottuja tietoja kolmansille osapuolille muussa tarkoituksessa. Käyttäjän yksilöityjä henkilötietoja voidaan siirtää ylläpitäville palvelimille henkilötietolain sallimalla tavalla.

12. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.
Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

13. MOBIILISOVELLUSTEN YKSITYISYYDENSUOJAEHDOT

Mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.

14. SIJAINTITIEDOT

Käyttäjän päätelaitteen sijaintitietoja voidaan käyttää sijaintiperusteisten palveluiden tarjoamiseksi, kuten alueellisten sisältöjen tarjoamiseksi ja kohdennetun mainonnan esittämiseksi, edellyttäen, että käyttäjä on antanut sijaintitietojen hyödyntämiseen nimenomaisen suostumuksensa tai mikäli sijaintitiedot on tehty anonyymeiksi.

Sijaintitiedot määritetään käytettävissä olevien paikannusmenetelmien, kuten GPS:n ja WLAN-yhteyspisteiden ja matkapuhelinverkon tukiasemien sijaintien avulla. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista.

15. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Kouvolan Matkatoimisto Oy / Tietosuoja
Asemakatu 1
45100 KOUVOLA tai sähköpostitse osoitteeseen matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa Asemakatu 1, 45100 KOUVOLA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi
Käyttäjä voi tarkistaa omat perustietonsa järjestelmästä.

Oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä jokaisen uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla siitä sähköpostitse matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi.

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen

Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa palveluidemme toiminnallisuuteen.

Käyttäjä voi tyhjentää evästeet selaimen asetuksista. Tyhjentämällä evästeet säännöllisin väliajoin käyttäjä vaihtaa tunnistetta, jonka pohjalta käyttäjästä muodostuu profiili. Evästeiden tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta kokonaan tiedon keruuta, vaan pikemminkin nollaa aikaisempiin käyttäytymistietoihin pohjautuvan profiilin.

Suostumus sijaintitietojen käyttöön

Käyttäjä voi antaa suostumuksensa sijaintitietojen käyttöön päätelaitteen ja sovelluksen asetuksista. Asetusten avulla käyttäjä voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi.

Oikeus vastustaa profilointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa profilointia ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse matkat(at)kouvolanmatkatoimisto.fi.

16. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa.

17. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.